Για μια μικρομεσαία επιχείρηση το τηλέφωνο αποτελεί ένα από τα βασικά μέσα επικοινωνίας με τους πελάτες και τους προμηθευτές της. Όμως, το κόστος απόκτησης και εγκατάστασης ενός τηλεφωνικού κέντρου δεν είναι καθόλου ευκαταφρόνητο. Όπως επίσης και η διαδικασία εγκατάστασης ή μεταφοράς ενός κλασικού τηλεφωνικού κέντρου δεν είναι πάντα απλή και γρήγορη. Τα δύο αυτά προβλήματα έρχεται να λύσει η τεχνολογία και ειδικά αυτή που σχετίζεται με το Διαδίκτυο και τη χρήση του αποκαλούμενου «εικονικού τηλεφωνικού κέντρου».
Σε διεθνές επίπεδο, οι μικρότερου μεγέθους επιχειρήσεις δείχνουν να στρέφονται όλο και περισσότερο προς την αξιοποίηση των πλεονεκτημάτων των εικονικών τηλεφωνικών κέντρων ή virtual IP centers, όπως είναι η διεθνής ονομασία τους. Είναι χαρακτηριστικό ότι, σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη της Research Report, η αγορά της ΙΡ τηλεφωνίας από 25,26 δισ. δολάρια που ήταν το 2017 θα διαμορφωθεί στα 63,47 δισ. δολάρια το 2027, με τον μέσο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης να φθάνει στο 10,1%.
Η ευχρηστία και η ευκολία στην εγκατάσταση είναι ορισμένα από τα βασικά οφέλη ενός εικονικού τηλεφωνικού κέντρου. Κατ’ αρχήν, το μόνο που χρειάζεται να κάνει η επιχείρηση είναι να αποκτήσει συνδρομή σε μία σχετική υπηρεσία. Η ενεργοποίηση γίνεται αυτόματα και οι εργαζόμενοί της αποκτούν τη δική τους τηλεφωνική γραμμή άμεσα. Απλά και γρήγορα, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να συνδέσουν τις ειδικές συσκευές τους στο δίκτυο της εταιρείας, ώστε να έχουν πρόσβαση στο Internet. Κάθε χρήστης έχει τον δικό του τηλεφωνικό αριθμό, ενώ, επιπλέον, μπορεί να δέχεται τις κλήσεις του και στο smartphone του, αρκεί να έχει εγκαταστήσει μια ειδική εφαρμογή.
Τα πλεονεκτήματα είναι ουκ ολίγα. Κατ’ αρχήν, είναι η ευκολία εγκατάστασης, καθώς, όπως προαναφέραμε, οι απαιτήσεις είναι πολύ μικρές. Επίσης, η εγκατάσταση γίνεται άμεσα, κάτι που είναι πολύ σημαντικό για νέες επιχειρήσεις ή για εταιρείες που χρειάστηκε να μετακομίσουν σε νέα γραφεία. Επιπλέον, η εγκατάσταση νέων τηλεφωνικών συνδέσεων σε καινούριους εργαζόμενους γίνεται εξαιρετικά γρήγορα, καθώς όλα πραγματοποιούνται μέσα από το σχετικό λογισμικό.
Εξίσου σημαντική είναι η ευκολία που προσφέρει το εικονικό τηλεφωνικό κέντρο, καθώς, πολύ απλά, δεν υπάρχουν χαμένες κλήσεις. Ο εργαζόμενος μπορεί να δέχεται κλήσεις, οπουδήποτε και αν βρίσκεται, μέσα από το smartphone του και όταν απαντά να εμφανίζεται ο εταιρικός τηλεφωνικός αριθμός και όχι εκείνος του κινητού τηλεφώνου του.
Τέλος, το συνολικό κόστος χρήσης είναι χαμηλό, καθώς, πρώτον, δεν υπάρχει η ανάγκη για αγορά εξοπλισμού, όπως συμβαίνει με την περίπτωση ενός κλασικού τηλεφωνικού κέντρου, και δεύτερον, η μηνιαία συνδρομή δεν κυμαίνεται σε υψηλά επίπεδα.
Αυτά τα πλεονεκτήματα είναι και ο λόγος που όλο και περισσότερες μικρομεσαίες επιχειρήσεις στρέφονται στη λύση των εικονικών τηλεφωνικών κέντρων. Και η εκτίμηση είναι πως δεν απέχει πολύ η ημέρα που όλες οι επιχειρήσεις θα χρησιμοποιούν το Διαδίκτυο και για την τηλεφωνική επικοινωνία με τους πελάτες και τους προμηθευτές τους.