Σταθερή τηλεφωνία και πρόσβαση στο Διαδίκτυο αποτελούν πλέον βασικά κομμάτια για την ομαλή λειτουργία κάθε μικρομεσαίας επιχείρησης. Παράλληλα, το τηλεφωνικό κέντρο δεν αποτελεί πολυτέλεια, αλλά ένα σημαντικό τμήμα των καναλιών επικοινωνίας με τους πελάτες και τους προμηθευτές.
Από την άλλη πλευρά, είναι δύσκολο για μία μικρομεσαία επιχείρηση να αποφασίσει να διαθέτει το δικό της τηλεφωνικό κέντρο, κυρίως επειδή η υποστήριξή του απαιτεί πόρους που συνήθως δεν είναι διαθέσιμοι ή θα πρέπει να εκχωρηθούν εις βάρος άλλων σημαντικών λειτουργιών της.
Τα παραπάνω είναι ο λόγος που όλο και περισσότερες μικρομεσαίες επιχειρήσεις στρέφονται προς την απόκτηση ολοκληρωμένων λύσεων επικοινωνίας που περιλαμβάνουν τόσο υπηρεσίες σταθερής τηλεφωνίας και ευρυζωνικής πρόσβασης στο Διαδίκτυο, όσο και υπηρεσίες εικονικού τηλεφωνικού κέντρου.
Το τελευταίο είναι ουσιαστικά μία ψηφιακή έκδοση του «κλασικού» τηλεφωνικού κέντρου. Το μόνο που χρειάζεται μια επιχείρηση είναι να αποκτήσει συνδρομή στη σχετική υπηρεσία. Η ενεργοποίηση γίνεται αυτόματα και οι εργαζόμενοί της αποκτούν τη δική τους τηλεφωνική γραμμή άμεσα. Και όλα μπορούν να γίνουν μέσα από τον υπολογιστή τους ή το κινητό τους, αρκεί να έχουν εγκαταστήσει τη σχετική ειδική εφαρμογή.
Ευκολία εγκατάστασης και ευχρηστία είναι τα δύο βασικά πλεονεκτήματα, όπως και το γεγονός ότι δεν απαιτείται αρχικό κόστος απόκτησης εξοπλισμού, καθώς πολύ απλά δεν χρειάζεται κάποιος εξοπλισμός. Ο εργαζόμενος μπορεί να δέχεται κλήσεις οπουδήποτε και αν βρίσκεται από το smartphone του και όταν απαντά να εμφανίζεται ο εταιρικός τηλεφωνικός αριθμός και όχι εκείνος του κινητού τηλεφώνου του.
Ουσιαστικά, αυτού του είδους οι υπηρεσίες προσφέρουν τη δυνατότητα για πλήρη ψηφιοποίηση ενός γραφείου, με χαμηλό κόστος χρήσης, ευελιξία, ευκολία στη χρήση και οδηγούν τελικώς στην ενίσχυση της παραγωγικότητας και της ανταγωνιστικότητας.
Τέτοιου είδους υπηρεσίες υπάρχουν διαθέσιμες και στην Ελλάδα, με ένα από τα πλέον ενδιαφέροντα παραδείγματα να είναι η υπηρεσία COSMOTE Digital Office. Η συγκεκριμένη υπηρεσία προσφέρει στις εταιρείες -οποιουδήποτε μεγέθους- σταθερή τηλεφωνία για κάθε εργαζόμενο, Internet για κάθε σημείο παρουσίας τους (πχ. υποκατάστημα, αποθήκη κλπ.), καθώς και υπηρεσίες τηλεφωνικού κέντρου προηγμένων δυνατοτήτων.
Με το COSMOTE Digital Office η επιχείρηση μπορεί να επιλέγει το πρόγραμμα τηλεφωνίας που θέλει για κάθε εργαζόμενο ξεχωριστά, αλλά και τις λειτουργικότητες του τηλεφωνικού κέντρου που θέλει να χρησιμοποιεί. Σημαντικό πλεονέκτημα της υπηρεσίας είναι ότι δεν χρειάζεται η αγορά και η συντήρηση τηλεφωνικού κέντρου, καθώς αντικαθιστά πλήρως τις λειτουργικότητές του με ένα ευέλικτο τρόπο.
Επιπλέον, η διαχείριση όλων των υπηρεσιών τηλεφωνικού κέντρου γίνεται μέσα από το COSMOTE Digital Office portal, είτε από τον διαχειριστή, είτε ακόμη και από έναν απλό χρήστη της υπηρεσίας.
Αυτό που πρέπει να επισημανθεί, πάντως, είναι οι επιπλέον δυνατότητες που έχουν οι εργαζόμενοι μίας επιχείρησης, με το κόστος να κινείται σε ιδιαίτερα προσιτά επίπεδα. Οι υπηρεσίες αυτές περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τη δυνατότητα για τηλεφωνική συνδιάσκεψη, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να πραγματοποιούν τηλεφωνικές συναντήσεις με τους συνεργάτες τους (έως 25 συμμετέχοντες), γλιτώνοντας χρόνο και μετακινήσεις.
Μία άλλη ενδιαφέρουσα υπηρεσία είναι το Voicemail-to-Email που δίνει τη δυνατότητα στους εργαζόμενους να παραλαμβάνουν στο email τους, όπου και αν βρίσκονται, τα μηνύματα του προσωπικού τους τηλεφωνητή. Τέλος, υπάρχει και το Web Collaboration, υπηρεσίες συνεργασίας μέσω web που δίνουν τη δυνατότητα σε έναν εργαζόμενο να μοιράζεται την επιφάνεια εργασίας του με συνεργάτες, να σχολιάζει υλικό που «ανεβαίνει» σε έναν κοινό χώρο εργασίας, να υπάρχει live feedback των συμμετεχόντων σε μια σύσκεψη και πολλά άλλα, που κάνουν τη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων καλύτερη και πιο αποτελεσματική από ποτέ.