Λύσεις για τον «γρίφο» της εξ αποστάσεως συνεργασίας

Η ανάγκη της εξ αποστάσεως εργασίας, λόγω των μέτρων για την ανακοπή της εξάπλωσης του νέου κορωνοϊού COVID-19, ανέδειξε μια σειρά ζητημάτων που έπρεπε άμεσα να διευθετήσουν οι επιχειρήσεις, με κυριότερο την απρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ τους. Η συνήθης δια ζώσης επαφή έπαψε να είναι εφικτή και το email, που αποτελεί για έναν μεγάλο αριθμό εργαζομένων σε μικρές, μεσαίες, αλλά πιο μεγάλες επιχειρήσεις βασικό τρόπο ανταλλαγής μηνυμάτων με τους συναδέλφους, τους εξωτερικούς συνεργάτες και τους προμηθευτές, χρειαζόταν νέους «συμμάχους» για να διατηρήσει την λειτουργικότητά του.

Πλέον, στην εποχή της τηλεργασίας, το email συμπληρώνεται από μία σειρά λύσεων και εφαρμογών, κυρίως όσον αφορά το πως συνεργάζονται μεταξύ τους ομάδες. Πρόκειται για τις αποκαλούμενες εφαρμογές συνεργασίας (ή collaboration tools, αν προτιμάτε τον αγγλικό όρο), οι οποίες γίνονται όλο και πιο δημοφιλείς. Βέβαια, υπάρχουν και πιο ολοκληρωμένες σουίτες εφαρμογών, που καλύπτουν πολύ περισσότερες ανάγκες, όπως είναι το Office365 της Microsoft, το οποίο περιλαμβάνει μία σειρά από λύσεις για την κάλυψη αναγκών επικοινωνίας, αλλά και συνεργασίας.

Ειδικά στην περίοδο της πανδημίας του COVID-19 και της εργασίας εξ αποστάσεως, αυτού του είδους οι εφαρμογές αποδείχθηκαν εξαιρετικά χρήσιμες, ενώ άρχισαν πλέον να τις αξιοποιούν και όσοι τις απέφευγαν, καθώς μέχρι πρότινος τις θεωρούσαν έως και δύσχρηστες.

Αυτό που αξίζει να επισημανθεί είναι ότι το #menoumespiti λειτούργησε ως επιταχυντής σε μία διαδικασία, η οποία είχε ήδη ξεκινήσει. Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις της Gartner, η παγκόσμια αγορά των εφαρμογών συνεργασίας πρόκειται να διπλασιαστεί μέχρι το 2023 και να διαμορφωθεί στα 4,8 δισ. δολάρια, από 2,7 δισ. δολάρια το 2018. Η IDC κάνει λόγο για μέσο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης της τάξης του 20%.

Γενικότερα, οι μελέτες δείχνουν ότι η παραγωγικότητα ενισχύεται με τη χρήση τέτοιου είδους εργαλείων, τα οποία χωρίζονται σε μία σειρά από κατηγορίες. Για παράδειγμα, υπάρχουν οι εφαρμογές συνεργασίας με λύσεις τηλεδιάσκεψης, όπως είναι το Zoom, το Cisco Webex ή το Microsoft Teams. Οι εφαρμογές αυτές επιτρέπουν την πραγματοποίηση συσκέψεων οπουδήποτε και αν βρίσκονται οι συμμετέχοντες. Κατά τη διάρκεια της πανδημίας, η χρήση αυτών των εφαρμογών «εκτοξεύτηκε», το κυριότερο, όμως, στοιχείο είναι πως οι εργαζόμενοι τις συνήθισαν πολύ γρήγορα. Εκτιμάται πως στο μέλλον θα δούμε να χρησιμοποιούνται αυτές οι εφαρμογές κατά κόρον, κάτι που θα επιφέρει σημαντική μείωση των δαπανών για μετακινήσεις, αλλά και εξοικονόμηση παραγωγικού χρόνου.

Μία άλλη κατηγορία είναι οι εφαρμογές, που επιτρέπουν σε ομάδες να συνεργάζονται ασύγχρονα, χρησιμοποιώντας μηνύματα, αλλά και έχοντας τη δυνατότητα να δημοσιεύουν αρχεία και παρουσιάσεις που σχετίζονται με ένα έργο. Εφαρμογές όπως το Slack, το Trello, το OneNote και το Evernote ανήκουν σε αυτή την κατηγορία, με πολλές επιχειρήσεις να χρησιμοποιούν περισσότερες από μία.

Το «κλειδί» πάντως, σύμφωνα με τους ειδικούς, είναι η επιχείρηση να επιλέξει τα εργαλεία εκείνα που της ταιριάζουν περισσότερο. Κάθε λύση έχει διαφορετικά πλεονεκτήματα και χαρακτηριστικά και γι’ αυτό υπάρχουν εφαρμογές που είναι πιο δημοφιλείς μεταξύ συγκεκριμένων κατηγοριών επαγγελματιών, όπως συμβαίνει, για παράδειγμα, με το Slack και τους προγραμματιστές. Μία άλλη πρόταση είναι η χρήση υπηρεσιών όπως είναι το Smart Office της Cosmote, το οποίο μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά στην καλύτερη συνεργασία και επικοινωνία μίας επιχείρησης με τους συνεργάτες και τους πελάτες της, οδηγώντας σε αύξηση της παραγωγικότητας. Επιπλέον, για να διευκολύνει ακόμη περισσότερο την ψηφιακή μετάβαση των πολύ μικρών και μικρών επιχειρήσεων και να συνδράμει στην εξ αποστάσεως εργασία του προσωπικού τους, η  Cosmote προσφέρει δωρεάν για τρεις μήνες το Microsoft Office 365 Business Premium, το οποίο έχει ενσωματωμένες τις πιο δημοφιλείς λύσεις γραφείου (Word, Excel, Teams για τηλεδιασκέψεις κτλ.)

Αν η επιχείρηση διαμορφώσει την ροή εργασιών που της ταιριάζει και ανταποκρίνεται στις ανάγκες της, τότε θα μπορεί να επιλέξει και τις κατάλληλες εφαρμογές συνεργασίας που θα βοηθήσουν στην αύξηση της παραγωγικότητας. Έτσι θα περιοριστούν φαινόμενα όπως πχ. το να χάνουν χρόνο οι εργαζόμενοι αναζητώντας σε ένα email που τους εστάλη προ 10 ημερών ημέρες τις οδηγίες οι οποίες θα φέρουν ένα έργο πιο κοντά στην ολοκλήρωσή του.